GTD en un móvil Nokia 6234

Nokia 6234 mobileHace un tiempo había escrito este post en un blog corporativo, pero ahora que estoy blogueando “publicamente”, creo que este artículo puede servir a más gente y además me podría ayudar a compartir experiencias de la aplicación de esta “metodología” de organización personal.

Si bien en estos momentos, ya no utilizo el teléfono Nokia 6234, durante un tiempo me sirvió para tratar de manejar muchas tareas sin perderlas de vista. A continuación transcribo el post:

GTD es la abreviatura que se utiliza para la frase “Getting Things Done“, que es el título de un libro de David Allen que he estado leyendo a principios de 2007.

Para los que no conozcáis el libro, deciros que es un libro de “productividad personal” bastante conocido. Yo creo que, en parte, es conocido porque plantea unos principios simples de gestión personal que cada uno puede luego adaptar a su manera pero que, si se aplica de forma adecuada, nos permite manejar muchos temas a la vez sin llegar a perder el control. Pueden ver más información, como siempre, en la Wikipedia o en la página web del autor. De todas formas, voy a resumir los principios básicos del sistema, para poder comentar cómo los he tratado de aplicar utilizando las herramientas que tenía en ese momento a mi alcance (el cliente de correo Outlook y un móvil NOKIA 6234).

De acuerdo con el libro, la metodología consta de un workflow con cinco pasos:

  1. Recolectar: Capturar todo aquello sobre lo que debemos actuar, decidir o hacer seguimiento en distintos “contenedores” (emails, mensajes de voz en el teléfono, actas de reuniones, conversaciones, ideas, etc). Debemos tener la menor cantidad posible de contenedores, siempre que sea viable y los contenedores se deben vaciar con frecuencia.
  2. Procesar: Repasar los contenedores en orden y tomar decisiones sobre cada entrada. Las posibles acciones son las siguientes: – Ver si algo requiere una accion. – Si es asi, hay 3 opciones:
    1. Hacerlo inmediatamente (si nos llevará menos de 2 minutos)
    2. Delegarlo (si no somos la persona adecuada para llevarlo a cabo)
    3. Diferirlo

    Si no requiere accion, hay 3 opciones también:

    1. Archivarlo para futura referencia
    2. Eliminarlo
    3. Mantenerlo en “stand by” para posible accion a futuro.

    Hay una regla de oro y es que un elemento procesado nunca puede regresar al contenedor. Debemos decidir.

  3. Organizar: Aquí Allen propone tener listas de cosas que debemos realizar, organizadas por contextos, aunque cada uno puede encontrar su mejor forma de clasificar las acciones.
  4. Revisar: Al menos diariamente revisar las listas de tareas para determinar cual es la siguiente accion a realizar, dependiendo del contexto en el que estemos (el trabajo, en casa, etc.), de las prioridades que tengamos, de la energía que podamos invertir y del tiempo disponible que tengamos.
  5. Hacer: Este es el objetivo final de la metodología: liberar nuestra mente de cosas que tenemos que recordar, para poder dedicarnos tranquilamente a HACER.

En mi caso, he encontrado un esquema simple pero a la vez bastante eficaz, que sigo intentando mejorar. Mi intención es la de compartirlo con todos, por si le sirve a alguien y para recibir tambien opiniones para poder mejorar.

En fin… voy a repasar los cinco puntos anteriores explicando como los intento cubrir:

  1. Recolectar: Tengo cuatro “bandejas de entrada”. Las más evidentes son el correo electrónico y el buzón de voz del teléfono fijo y del móvil. Aparte de eso, intento hacer otras cosas: al salir de una reunión en la que me “llevo tarea” apuntada en papel, procuro llegar a mi sitio e introducir esas tareas en el “sistema” o bien podría grabarme un mensaje de voz en el teléfono o sacarle una foto con el móvil a algún gráfico o diagrama que me interese (si no tengo tiempo de escribir en la reunión). De esta forma, procuro concentrarme en que nada se quede fuera del “sistema” (si se lo puede llamar así).
  2. Procesar: En este paso, básicamente trato de seguir las decisiones de arriba. Intento dejar vacío mi INBOX del Outlook y tener una buena organización de carpetas donde archivar los correos y que fácilmente pueda encontrarlos posteriormente. En esto también ayuda el Google Desktop que permite buscar en todos los correos de forma muy sencilla.
  3. Organizar: En este caso, a medida que voy vaciando las “bandejas”, voy creando entradas en varias listas, que he implementado mediante notas en el Outlook. He tenido que hacerlo con notas porque la aplicación de ToDo del NOKIA 6234 no permite tener varias categorías distintas. Por lo tanto, tengo notas con títulos que comienzan con “@” para cada lista. Por ejemplo, tengo una llamada “@PC” (cosas para hacer cuando estoy en el trabajo frente al ordenador), “@phone” (llamadas para hacer), “@WaitingFor” (cosas que estoy pendiente de una respuesta), etc. Para aquellas cosas que realmente tengan que hacerse en una fecha determinada, evidentemente utilizo la agenda. Esto permite distinguir cosas que requieren una accion en un determinado momento, de cosas que debo ir haciendo en funcion de las prioridades, el contexto en el que esté, el nivel de “batería” que tenga en cada momento, etc. Con la aplicación PC Suite de sincronización de NOKIA sincronizo la agenda y las notas al menos una vez al día.
  4. Revisar: Una de las cosas que más me gustan de usar el móvil, es que me permite aprovechar cualquier momento para revisar las listas, y que las alarmas no solamente me aparecen en el Outlook, sino también en el móvil. Al tenerlo siempre encima, no se me pasan las cosas tan fácilmente (aclarando que nada es infalible).
  5. Hacer: Esta es la parte que en Argentina se denomina “laburar” y que ya conocemos de sobra…

Como decía antes, mi intención es aportar mi granito de arena (o en ingles “my 2 cents”) sobre una posible manera de organizarse. Por supuesto que ningún método es infalible y que los habrá mucho mejores, pero por ahora éste a mi me está dando resultados. En esta direccion tenéis un enlace a un diagrama que muestra la metodología de forma gráfica.

Espero que os interese y espero comentarios. Dejo aquí un también enlace a un artículo sobre Getting Things Done con Blackberry.

2 comments so far

  1. Angel on

    Rodolfo:
    Muy buen resumen. Gracias por los consejos.


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